Dokumentum-leírók (SharePoint dokumentumtár sorozat #4)

Egy dokumentumról a neve általában nem árul el mindent. Mit jelent pl. a „szerződés.docx” fájlnév? Vajon kivel köttetett ez a szerződés? Egyáltalán megköttetett már, vagy csak tervezet? Ez egy bérleti szerződés, vagy adásvételi? Az Office fájlformátumok lehetővé teszik, hogy leíró információkat tegyünk a fájlokba, de ezek kellőképpen el voltak rejtve a korábbi verziókban (most már szépen látszanak a Backstage nézetben) és persze kevesen használták (mind emberek, mind alkalmazások).

A SharePoint dokumentumtárakban lehetőségünk van arra, hogy az alapszintű dokumentuminformációkon túl (név, utolsó módosítás dátuma stb.) egyéb leíró információkat is nyilvántartsunk. Ezek lehetnek teljesen szabad szöveges, vagy szám jellegű információk, vagy kötöttebb mezők, mint pl. egy dátum, vagy akár egy listából választott elem.

Oszloptípusok

Még arra is van lehetőség, hogy egy dokumentumtárban egy másik SharePoint lista elemeire hivatkozzunk. Pl. létrehozhatunk egy SharePoint listát az ügyfeleinkből, majd a szerződések dokumentumtárában létrehozhatunk egy kötelezően kitöltendő mezőt, ami az ügyfelek listájára hivatkozik:

Metaadatok

Minden ilyen leíró információ halála az, hogy a felhasználók nem szokták kitölteni. A SharePoint megengedi, hogy kötelezővé tegyük őket és így addig nem lehet elmenteni a fájlokat, amíg nincsenek kitöltve. És hogy kényelmes is legyen, az Office alkalmazások integrálódnak a SharePoint-tal és nem csak a webes felületen lehet ezeket megadni, hanem az általunk definiált mezők beköltöznek az Office alkalmazásokba és ott adhatjuk meg a hivatkozásokat:

Metaadat Wordben

Kategória: Office 365 KKV, SharePoint | Közvetlen link a könyvjelzőhöz.

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Kapcsolódás: %s