Mire jó a közös naptár?

Egy munkacsoport életében számos alkalommal előfordul, hogy időpontokat kell egyeztetni. Egy ügyfél-prezentáció, a következő csapatmegbeszélés, vagy egy tárgyalás időpontját leszögezni nem egyszerű, ha a kollégák túlnyomórészt elfoglaltak és nem sokat tartózkodnak egy helyen. Kereskedők között ez tipikus, hogy sokszor akár napokig, hetekig nem látják egymást, hiszen mindenki a saját útját járja az ügyfeleknél.

Az már csak a hab a tortán, hogy ha változás áll be egy menetrendben, akkor mennyi kommunikációval és újratervezéssel jár egy-egy időpontot módosítani. A klasszikus eszközök segítenek ebben, de nem teszik hatékonnyá a folyamatot. Mire mindenkit végigtelefonálunk, hogy mikor lenne neki alkalmas egy időpont, addigra lehet, hogy valaki már elígérte magát egy korábban még megfelelőnek tűnő pillanatban és kezdődhet minden elölről. Időpazarló és sokszor költséges megoldás ez.

Az Office 365-ben megtalálható Exchange Online postafiókokhoz minden felhasználó kap egy elektronikus naptárt is, ahol nyilvántarthatja, hogy mikor mit csinál. Ha szeretné (és ez így célszerű), akkor jogosultságot adhat másoknak ahhoz, hogy lássák, hogy mi van a naptárjában. Ezt persze különböző szinteken teheti meg, pl. lehetnek felhasználók, akik csak azt látják, hogy elfoglalt, vagy szabad-e, de azt nem, hogy mit csinál éppen és persze lehetnek olyanok is, akik semmit sem láthatnak. Mindemellett ha egy naptárbejegyzése privátnak jelöl be a felhasználó, akkor annak a taralmát senki sem látja majd.


Ezek segítségével az időpontok egyeztetése már egyszerűbb, hiszen az Outlook segítségével egymás mellett nézegethetők, vagy akár egymásra is vetíthetők a naptárak. Sőt, az ütemezési segéd segítségével akár automatikusan is megtalálhatjuk a megfelelő időpontokat. Az Exchange Online szolgáltatásban nem csak személyeknek, hanem erőforrásoknak is lehet naptárja, így nyilván tarthatjuk, hogy melyik tárgyalót mikor ki használja, vagy azt, hogy a céges mobil projektort ki viszi épp ügyfélhez bemutatót tartani (ezekről később még részletesen írni fogok).

Kategória: Office 365 KKV | Közvetlen link a könyvjelzőhöz.

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Kapcsolódás: %s