SharePoint dokumentumtár – Sorozat – #1 Verziókezelés

A SharePoint egyik legfontosabb funkciója, hogy egy fejlettebb lehetőséget ad a dokumentumok tárolására, mint a megszokott fájlmegosztások (amikor egy szerveren „csak úgy” tároljuk a fájlokat). Mik azok a pontok, amiken tovább lehet fejleszteni a fájlmegosztásokat? Az alábbi (valószínűleg nem teljes) lista mutatja azokat a fájdalmakat, amikre a SharePoint válaszokat ad: verziókezelés, Web Apps, Jogosultságkezelés, Dokumentum-leírók, Értesítések, Munkafolyamatok, Elérés böngészőből, Kapcsolat más információkkal, Párhuzamos szerkesztés, Offline elérés, Keresés, Kapcsolati háló.

Ebben a cikksorozatban ezeket fogjuk sorra venni, hogy láthassuk miért érdemes a SharePoint-ot dokumentumok tárolására használni. Az első téma már itt is van, ez a

Verziókezelés

image

Mindig hálás prezentálni ezt a funkciót, mert mindenki találkozott már a fentihez hasonló fájl listával. Ha egy fájlmegosztáson tároljuk a munkafájlokat, vagy akár e-mail-ben küldözgetjük, akkor óhatatlanul létrejönnek párhuzamos változatok és nem mindig tudjuk követni (vagy ha igen, akkor jelentős energia árán), hogy akkor most mikor ki és mit módosított és épp melyik fájlt kellene figyelembe vennünk.

image

A SharePoint dokumentumtárak segítenek ebben, mert ha bekapcsoljuk a verziókezelést (a dokumentumtár beállításai között tudjuk ezt megtenni, mert alapból nincs bekapcsolva, hogy ne foglalja a helyet, ha nincs rá szükség), akkor minden mentés után egy új változat képződik a fájlunkból és a korábbiakat is vissza tudjuk követni:

imageimage

Igen kényelmes módon az Office kliensekből a Backstage-ben (File fül) is követhetjük ezeket:

clip_image002

A verziók kezelésénél beállíthatjuk, hogy főverziókat szeretnénk használni, vagy alverziókat is (utóbbinak akkor lehet értelme, ha pl. egy szabályzatot készítünk, a főverziók a közzétett hatályos változatok, az alverziók pedig a folyamatban lévő szerkesztési munka elemei), visszamenőleg hány verziót szeretnénk megtartani, illetve milyen szerkesztési lehetőségeket adunk (pl. ki kell-e venni a szerkesztendő dokumentumokat). Érdemes kísérletezni a lehetőségekkel, hogy az adott feladathoz megtaláljuk a legjobb kombinációt.

A SharePoint verziókezelésről az office.com-on található egy tréning. Ugyan a korábbi változathoz készült, de a lehetőségek nagy része ugyanaz a 2010-ben és a SharePoint Online-ban is:

SharePoint-dokumentumtárak – 3. rész: Korábbi verziók használata

About these ads
Kategória: SharePoint
Címke: , , ,
Közvetlen link a könyvjelzőhöz.

MINDEN VÉLEMÉNY SZÁMÍT!

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Kilépés / Módosítás )

Twitter kép

You are commenting using your Twitter account. Kilépés / Módosítás )

Facebook kép

You are commenting using your Facebook account. Kilépés / Módosítás )

Google+ kép

You are commenting using your Google+ account. Kilépés / Módosítás )

Kapcsolódás: %s